Houd grip op je licenties en voorkom under-licensing
Organisaties die gebruikmaken van Microsoft-diensten moeten altijd goed nadenken over welke licenties zij aanschaffen. Verschillende afdelingen hebben namelijk verschillende functionaliteiten nodig, waardoor het belangrijk is om zorgvuldig te bepalen welke licenties het beste aansluiten op hun behoeften.
Zijn de licenties binnen je organisatie eenmaal op orde? Dan is het belangrijk om regelmatig te controleren of deze nog aansluiten bij de actuele situatie. De licentiebehoefte verandert namelijk regelmatig. Wanneer een organisatie groeit of juist activiteiten afbouwt, heeft dat vaak gevolgen voor het aantal en type benodigde licenties.
Controleer je het niet regelmatig? Dan kan er ongemerkt een verschil ontstaan tussen het daadwerkelijke gebruik van Microsoft-diensten en de beschikbare licenties. Op termijn kan dit leiden tot compliance-uitdagingen, met mogelijk ongewenste gevolgen voor je organisatie.
Hoe dat precies zit leggen we je graag uit.
Wat is under-licensing precies?
Under-licensing betekent dat er binnen je organisatie meer Microsoft-software of functionaliteiten worden gebruikt dan waarvoor officieel licenties zijn aangeschaft. Dat gebeurt vaker dan veel organisaties denken, vaak ook zonder dat iemand het doorheeft.
Een veelvoorkomend voorbeeld is het gebruik van beveiligingsfunctionaliteiten waarvoor niet iedere medewerker de juiste Microsoft 365-licentie heeft. Stel dat een organisatie voor een deel van de medewerkers een Business Premium licentie heeft aangeschaft en voor een ander deel een Basic, Standaard of F3-licentie. Dat is in principe een logische en veelvoorkomende licentieverdeling.
Problemen ontstaan wanneer geavanceerde beveiligingsfuncties, zoals Risk Based Conditional Access, organisatiebreed worden ingeschakeld. In dat geval moeten gebruikers met een ontoereikende licentie expliciet worden uitgesloten van deze functionaliteiten. Gebeurt dat niet, dan profiteren ook zij van beveiligingsmogelijkheden waarvoor geen licentierecht bestaat. Dit is een van de scenario’s waarin de organisatie niet meer voldoet aan de Microsoft-licentievoorwaarden.
Zo makkelijk kan een situatie van under-licensing dus ontstaan.
Under-licensing ontstaat vaak onopgemerkt
Het lastige is dat er meestal geen directe waarschuwing verschijnt wanneer er sprake is van under-licensing. Systemen functioneren normaal en gebruikers kunnen gewoon blijven werken. Alles lijkt op orde te zijn. Terwijl in werkelijkheid de organisatie niet meer aan de licentievoorwaarden voldoet.
Een belangrijke oorzaak voor under-licensing kunnen veranderingen binnen de organisatie zijn. Bijvoorbeeld nieuwe medewerkers die in dienst of juist uit dienst treden. Maar ook afdelingen die zelfstandig cloudapplicaties of software aanschaffen kunnen ervoor zorgen dat het licentiegebruik langzaam begint af te wijken. Tegelijkertijd zijn Microsoft-licenties vaak complex, met verschillende abonnementsvormen, add-ons en gebruiksrechten die niet altijd direct duidelijk zijn. Het is ook mogelijk dat iemand binnen de organisatie weldegelijk op de hoogte is van de under-licensing situatie, maar bewust denkt Microsoft te slim af te zijn door op deze manier licentiekosten te besparen.
Zoals je merkt zijn er verschillende oorzaken te bedenken die, misschien wel ongemerkt, ervoor kunnen zorgen dat je licenties niet meer aansluiten op wat je eigenlijk gebruikt. Omdat deze afwijkingen vaak onzichtbaar blijven, komen ze pas aan het licht tijdens een Microsoft-audit. En dan is het eigenlijk al te laat.
Wat gebeurt er bij een Microsoft compliance audit?
Een Microsoft compliance audit, ook wel een SAM-audit genoemd, komt vaak onverwacht en kan grote impact hebben. Tijdens zo’n audit wordt gekeken naar je huidige licenties en het daadwerkelijke gebruik van software en diensten. Het doel is om vast te stellen of alles in lijn is met de voorwaarden.
Wanneer blijkt dat je organisatie niet voldoet aan de licentievoorwaarden, kunnen er directe consequenties volgen. Denk aan financiële sancties die afhankelijk zijn van de ernst van de overtreding. Daarnaast bestaat het risico dat licenties worden opgeschort of ingetrokken. Dit kan directe impact hebben op de toegang tot belangrijke Microsoft-diensten, waardoor processen verstoord raken.
Microsoft controleert momenteel zeer actief op het correcte gebruik van licenties en ontsloten features binnen de Microsoft 365-omgeving. Het is dus belangrijk om je licenties altijd goed op orde te hebben.
eXperIT helpt bij licentiebeheer
Under-licensing voorkomen begint met regelmatig controleren welke licenties je hebt en of deze correct worden gebruikt. Door je licenties proactief te monitoren en te sturen op compliance, voorkom je dat kleine afwijkingen uitgroeien tot kostbare problemen.
Specialisten van eXperIT ondersteunen je hierbij. Met onze kennis en continue monitoring geven we je inzicht in je licentieomgeving en zorgen we dat alles op orde blijft. Moet je licenties op- of afschalen? Dan adviseren we je over de beste keuzes voor jouw organisatie. Zo blijf je compliant, voorkom je risico’s en houd je grip op je licentiekosten.